Einzelaufzeichnungspflicht
Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben bzw. Bareingänge und Barausgänge laufend zu erfassen und täglich einzeln aufzuzeichnen sind.
Belegerteilungsverpflichtung
Der Beleg muss tatsächlich in den Verfügungsbereich des Belegempfängers gelangen. Die Übermittlung ist eine Bringschuld des Unternehmers, eine bloße Einräumung der Möglichkeit des Ansehens und Abfotografieren des auf einem Bildschirm angezeigten Beleginhaltes erfüllt nicht die Belegerteilungspflicht. Der Beleg ist dem Barzahler im Zeitpunkt der Barzahlung zu erteilen.
Sind die Belege nicht in einer Registrierkasse zu erfassen, ist eine Durchschrift bzw sonstige Zweitschrift anzufertigen und aufzubewahren.
Die Verpflichtung betrifft alle umsatzsteuerliehen Unternehmer, auch, wenn dessen Umsätze echt oder unecht von der Umsatzsteuer befreit sind. Die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungsverpflichtung betrifft also neben den betrieblichen Einkünften auch Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte.
Mindestbestandteile gern. § 132a Abs. 3 BAO, die auf einem Beleg stehen müssen:
- Name bzw Adresse des leistenden Unternehmers
Fortlaufende Nummer - Tag der Belegausstellung
- Betrag der Barzahlung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware
Beispiele für eine zulässige handelsübliche Bezeichnung:
Bei einem Friseur: Herrenhaarschnitt, Damenhaarschnitt (nicht geeignet: Haarpflegeprodukt, Friseurleistung)
Bei einem Bekleidungsgeschäft: Hose, Jacke (nicht zulässig: Kleidung)
Bei einem Elektrohändler: Mobiltelefon, Waschmaschine, TV-Gerät (nicht zulässig: Elektronikgerät, Haushaltsgerät, Telefon, Lampe)
Bei einem Bäcker: Semmel, Brot (nicht zulässig: Backwaren)
In einem Gasthaus: Suppe, Schnitzel, Mittagsmenü I (nicht zulässig: Vorspeise, Hauptspeise)
Erleichterung in der Gastronomie im Zusammenhang mit der TIschabrechnung:
Wird eine Gesamtsumme für einen TIsch boniert, diese aber in Teilbeträgen von mehreren Personen zeitnah bezahlt (Tischabrechnung), muss nicht für jeden Kunden ein gesonderter Beleg ausgestellt werden. Es ist ausreichend, wenn der Beleg einem Kunden übergeben wird.
Fällt man unter die Registrierkassenpflicht, sind ab 1.1.2017 zusätzliche Beleganforderungen iS der Registrierkassenverordnung gegeben, die insbesondere der Nachvollziehbarkeit des einzelnen Geschäftsvorfalles dienen (zB Uhrzeit der Belegausstellung, maschinenlesbarer Code).
Belegentgegennahmepflicht:
Die Kunden müssen den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen.
Eine Verweigerung der Annahme des Belegs durch den Leistungsempfänger hat keine (finanz-) strafrechtlichen Konsequenzen. Der Leistungsempfänger kann nicht zur Entgegennahme des Belegs gezwungen werden.
Barumsätze im Sinne der Registrierkassenpflicht:
Unter Barumsätzen versteht man Umsätze, bei denen die Gegenleistung durch Barzahlung erfolgt. Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder die Zahlung mit Gutscheinen oder Geschenkmünzen, etc.
Erfasst sind Barumsätze für im Inland erbrachte Lieferungen oder Leistungen.
Begriff der Registrierkasse:
Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung bzw Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird.
Jede Registrierkasse hat über ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) zu verfügen. Ab 1. Jänner 2017 muss diese auf eine Signaturerstellungseinheit, die ein dem Unternehmer zugeordnetes Zertifikat besitzt, zugreifen. Die Signaturerstellungseinheit ist beim BMF zu registrieren. Die Registrierkasse muss Belege gern. § 132a BAO erstellen können.
Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse:
Die Registrierkassenpflicht greift ab Überschreiten eines Jahresumsatzes von EUR 15.000 pro Betrieb und jährlichen Barumsätzen von zumindest EUR 7.500 dieses Betriebes.
Die Registrierkassenpflicht tritt mit Anfang des viertfolgenden Monats nach erstmaligem Überschreiben der Umsatzgrenzen ein.
Ausnahmen und Erleichterungen nach der Barumsatzverordnung 2015:
Im Rahmen der Barumsatzverordnung ist eine vereinfachte losungsermittlung durch den sogenannten Kassasturz zu ermitteln. Diesfalls gilt die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nicht. Die vereinfachte losungsermittlung kann in folgenden Fällen angewendet werden:
- IIKalte-Hände-Regel“: Umsätze, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen udgl, jedoch nicht in geschlossenen Räumen, ausgeführt werden, sofern die Jahresumsätze EUR 30.000 nicht überschreiten.
- Gemeinnützige Körperschaften und kleine Vereinsfeste: unter gewissen Voraussetzungen mit ihren unentbehrlichen und entbehrlichen Hilfsbetrieben
- Automatenumsätze: wenn die Gegenleistung für Einzelumsätze EUR 20 nicht übersteigt.
Leistungen außerhalb der Betriebsstätte:
Werden Umsätze außerhalb der Betriebsstätte getätigt (zB bei Ärzten oder Friseuren), sind diese Umsätze nicht gleich, sondern erst nach Rückkehr in die Betriebsstätte einzeln in der Registrierkasse zu erfassen. Für jeden dieser Umsätze ist allerdings sofort ein Beleg auszustellen und eine Durchschrift aufzubewahren.
Ausfall der Registrierkasse:
Erfolgt ein Ausfall der Registrierkasse sind die Barumsätze händisch zu erfassen und Zweitschriften der Belege aufzubewahren. Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der aufbewahrten Zweitschriften nachzuerfassen.
Betriebsaufgabe im Jahr 2016:
Beabsichtigt ein Unternehmer noch im Jahr 2016 die betriebliche Tätigkeit einzustellen, dann benötigt dieser laut BMF-Erlass keine Registrierkasse mehr.
Betriebsumstellung im Jahr 2016:
Wird der Zahlungsverkehr von Barzahlung auf Erlagscheinzahlung umgestellt und sinken dadurch die Barumsätze im Jahr 2016 im Vergleich zu den Vorjahren unter die Grenze von 7.500 Euro, ist laut BMF Erlass im Jahr 2016 keine Registrierkasse mehr notwendig.
Wegfall der Registrierkassenpflicht:
Werden keine Barumsätze mehr erzielt, zB als Folge einer Betriebsaufgabe, so wird die Registrierkassenpflicht gegenstandslos (allerdings nicht die Aufbewahrungspflicht).
Werden die Umsatzgrenzen im Folgejahr nicht überschritten und ist absehbar, dass die Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, so fällt die Verpflichtung mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres weg.
Sanktionen bei Nichtbefolgung der neuen Pflichten:
- Bis zu 25.000 Euro Geldstrafe, wenn vorsätzlich Buchhaltungen oder Buchhaltungs- und Aufzeichnungsprogramme durch Einsatz einer Spezialsoftware verändert, gelöscht, verfälscht oder unterdrückt werden.
- Bis zu 5.000 Euro Geldstrafe bei vorsätzlicher Nichtbeachtung der Registrierkassenpflicht. Dieses Delikt gilt auch dann als erfüllt, wenn es zu keiner Steuerhinterziehung kommt.
- Bis ZU 5.000 Euro Geldstrafe ab 1.1.2017 bei vorsätzlicher Nichtverwendung des Sicherheits- Chips (Sicherheitseinrichtung zur Manipulationssicherheit).
- Bis zu 5.000 Euro Geldstrafe bei Verletzung der Belegerteilungspflicht.
Übergangsfrist:
Im 1. Quartal 2016 werden von den Abgabenbehörden und deren Organen keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen und Bestrafungen bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht gesetzt.
Im 2. Quartal 2016 werden von den Abgabenbehörden und deren Organen bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen und Bestrafungen gesetzt, wenn der oder die Betroffenen besondere Gründe für die Nichterfüllung dieser Pflichten glaubhaft machen können.
Nicht vergessen: Schätzungsbefugnis droht!
In der Übergangsfrist handelt es sich bloß um eine strafrechtliche Erleichterung hinsichtlich der neuen Pflichten. Wenn aber die buchhalterischen Aufzeichnungen ohne Registrierkasse so mangelhaft sind, dass sie nicht einmal den bereits bisher geltenden Formvorschriften entsprechen und sich die Grundlagen für die Besteuerung nicht ermitteln lassen, dann fällt die gesetzliche Vermutung der sachlichen Richtigkeit der Aufzeichnungen weg. In einem solchen Fall werden die Besteuerungsgrundlagen (Umsätze bzw Gewinne) auch in dieser Übergangsphase durch behördliche Schätzung ermittelt werden. Ab dem 3. Quartal 2016 können jedenfalls aber auch dann, wenn bloß die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nicht erfüllt werden, behördliche Schätzungen vorgenommen werden.